قام مسؤولو الاتحاد المصرى لتنس الطاولة برئاسة اللواء أشرف حلمى ارسال تعميم إلى كافة الهيئات التابعة له لتوضيح الإجراءات المطلوبة للسفر للمشاركات الخارجية بناء على التعليمات الجديدة من الجهة الادارية بوزارة الشباب والرياضة 

وتضمن التعميم النقاط التالية : 

الى كافة الهيئات أعضاء الإتحاد السيد الأستاذ/ المدير التنفيذي أتشرف بأن أهدي سيادتكم أطيب التحيات المقرونة بأسمى آيات الإحترام والتقدير. نود إحاطة سيادتكم علماً بالإجراءات المطلوبة للسفر للمشاركات الخارجية بناء على التعليمات الجديدة من الجهة الادارية بوزارة الشباب والرياضة وذلك على النحو التالي:

1- تقديم طلبات المشاركات الخارجية اللاعبين - أولياء الأمور - الأندية - المدربين - الحكام قبل الموعد النهائي لإدخال المشاركة ب ٤٠ يوما وسداد رسور قدرها ١٠ جنية لاستصدار قرار السفر 

2- موافاة الإتحاد بالتاريخ الرياضي للاعبين والأجهزة الفنية وعقودهم بالإتحاد

3-  إقرار من ولي الأمر أو اللاعب الراشد بالعودة إلى أرض الوطن بعد الإنتهاء من المهمة الرياضية مباشرة طبقا لقرار السفر

4- تقديم الحجز المؤكد لموعد السفارات للتقدم للحصول على التأشيرة مرفق بطلب المشاركة وفي حالة الحصول على تأشيرة مسبقا إرفاق صورة منها مع طلبات المشاركة

 5- سداد مبلغ وقدره (٥٠٠) دولار أو يورو) تأمين ويستكمل في حالة زيادة قيمة الغرامات عن المبلغ المذكور وتقدم مع طلبات المشاركة ترد عند السفر. 

6- في حال مساعدة الإتحاد في إستخراج التأشيرات وتذاكر الطيران يتم سداد مبلغ ٢٠ جنية تحت حساب المصروفات الخاصةبالتأشيرات وتذاكر الطيران

7- موافاة الإتحاد بالكشف الطبي للاعب على أن يكون سارياً خلال عام من تاريخ إصداره ومختوم بخاتم النسر

8- تقديم صورة من جواز السفر ساري لمدة ٦ أشهر بعد إنتهاء موعد السفر

9- في حالة سفر الطلبة تقديم قيد من المدرسة أو الجامعة بتاريخ حيث لا يتخطي ثلاث شهور. علماً بأن أي غرامات على اللاعبين في حالة السفر يتحملها النادي.

ولقد قام  مسؤلو الاتحاد بإعلان بيان توضيحى عبر صفحة الرسمية على موقع التواصل الاجتماعي فيس بوك تضمن مايلى 

 تابع رئيس مجلس إدارة الاتحاد المصرى والسادة الأعضاء جميع التعليقات والخاصة بالمنشور  الأخير ،  والمتعلق بالضوابط والإجراءات المطلوبة من أجل السفر للمشاركات الخارجية وذلك بناء على التعليمات الجديدة من الجهة الإدارية بوزارة الشباب والرياضة. وبناء على رغبة كل مسئولي الاتحاد في توضيح الصورة لأسرة تنس الطاولة ننشر توضيح - للنقطة رقم( 5 ) والتي جاءت معظم التعليقات حولها

اولا : البند يُقر دفع مبلغ ٥٠٠ دولار أو يورو بمثابة تأمين عند الاتحاد لحين التأكد من سفر اللاعب/ للاعبة للبطولة الدولية، وقبل سفر اللاعب / اللاعبة بيوم أو يومين يتم إسترداد المبلغ من الاتحاد

ثانيا : البند الهدف منه ضمان لعدم وقوع غرامة جراء عدم مشاركة اللاعبين أو اللاعبات في البطولات الدولية التي يقدمون على المشاركة بها على عاتق الاتحاد كما حدث من قبل الأمر الذي نتج عنه وقوع غرامات قدرها ۳۹۲۲ یورو و ٤٠٢٥ دولار أي ما يعادل ٤٠٠،٠٠٠ جنيه مصرى تقريبا على الاتحاد المصري من جانب الاتحاد الدولي، مقابل عدم سفر بعض اللاعبين واللاعبات على نفقتهم الخاصة بعد وضع . اسمائهم للمشاركة في البطولات الدولية، والتي لم يتم سدادها حتى الآن.